前段
みなさんこんばんわ。最近はだんだん暖かかくなっていますが、みなさんお元気に過ごされていらっしゃいますでしょうか？中小企業の経営者である私は相変わらず必死になって毎日を生きています。それはさておき、最近各方面から、Skype for Businessで各ユーザがどのようなファイル共有をしているかについてコンプライアンス上、トラック出来ないかとの相談をいただきます。
例えばインサイダー取引。上場企業ともなりますと、経理の情報を事前に社員が知ることが出来れば、自分の働いている会社の株式をオンライントレードで購入し、簡単に金儲けするなどといったことが出来てしまいます。また外部ユーザにそのような情報を渡したりすることも考えられます。
それから日本では個人情報。これらの個人情報が関係の無い部署の人間に送られてしまったり、社外に流出してしまうと企業としては、文字通り信用上の大問題です。
これらの問題に対してSkype for Business Onlineはどのように対応できるのでしょうか？端的に説明するとIT管理者はユーザがWord、Excel、PowerPoint等どのようなファイルを共有しているかについてトラックすることが可能です。
インプレースの電子情報開示と保持
利用する機能はインプレースの電子情報開示と保持になります。①Exchange Online管理センター上の「コンプライアンス管理」をクリックし、その中のインプレースの電子情報開示と保持をクリックします。
②プラスボタンを押して新規作成します。
③名前に名称を入力します。
④各種条件を入力します。
⑤ホールドする日数を設定します。
⑥作成後下記の通り一覧化されます。
インプレースの中身
それでは具体的なインプレースの中身を参照します。下記は会議中（Conference中）のアプリケーションの共有によって表示されたファイルです。参照可能な状態で残っています。
下記は会議中（Conference中）のSkype for Business Onlineのクライアントから、送信したファイルですが、これらも情報が残っています。
下記はP2P（1対1の会議ではなく、直接コンタクト）のSkype for Business Onlineのクライアントから送信されたファイル情報です。添付ファイルは存在していませんが、ファイル名「決算書.xlsx」は記録されています。
以上の通り、Skype for Business Onlineでは、P2Pセッションでも、会議セッションでもどのようなファイルを共有したのかが明白にわかります。
フェアユース 足立洋介
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